El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione las existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene, identifica cuáles productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y en cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.
El inventario es fundamental para cualquier organización. Todas las empresas deben implementar este proceso, aunque al inicio sea una tarea que requiere tiempo.
Importancia:
El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un almacén y los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede reducir costos porque refleja oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe surtirse lo más pronto posible; esto evita retrasos en los pedidos o que se estropeen materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.
Beneficios del control de inventarios:
La gestión y control de inventario ofrecen amplias ventajas para una empresa, sobre todo en cuanto al orden, planificación y ahorro. Aquí enumeramos algunos beneficios del control de inventarios:
1. Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una gestión adecuada de tu inventario, tendrás la visibilidad y el control de tus recursos para evitar excesos o insuficiencias de existencias; además, siempre tendrás el stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes.
2. Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y ubicación de la mercancía en tu inventario, podrás reducir tiempos de búsqueda, movimientos innecesarios y duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad general.
3. Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te permite responder rápidamente a la demanda del mercado y tendrás clientes satisfechos, que no enfrentan contratiempos debido a no encontrar tus productos.
4. Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental, ya que el control de inventarios te ayuda a minimizar costos operativos y, asimismo, podrás optimizar la planificación de compras y la gestión de proveedores.
5. Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y actualizados sobre el inventario da lugar a una toma de decisiones más informada.
4 componentes del proceso de control de inventarios:
1. Objetivos
Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran. Todo esto tiene el fin de tomar una decisión sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el inventario, entre otros aspectos.
También es importante que estos objetivos se definan considerando el comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario realizar ajustes cuando una materia prima deja de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande. Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las exigencias del contexto.
2. Políticas
Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los precios por parte de los proveedores.
3. Planes y normas
Si ya están establecidas las políticas, entonces es posible elaborar planes y normas que las respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de almacenamiento o mantenimiento de las existencias; planes para la ocupación de personal para las temporadas de mayor y menor venta, etc.
También es importante crear planes de contingencia con etapas bien definidas, así como normas obligatorias. Esto permite que se cumpla con procedimientos que aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, gestión y prevención.
4. Sistemas y procedimientos
Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa. Esto tiene la finalidad de gestionar máximos y mínimos, tener un control de entradas y salidas, así como crear estadísticas que permitan calcular las existencias en el futuro, con el apoyo de análisis y registros de rendimiento.
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